Enregistrement Excel automatique

Une feuille de calcul Excel élaborée au prix de longs efforts qui disparaît subitement, c’est souvent des heures de travail perdues. Le problème peut survenir notamment lorsque le programme cesse de fonctionner ou bien quand le fichier est écrasé par mégarde. La bonne nouvelle, c’est qu’il est possible de récupérer les fichiers Excel non enregistrés ou écrasés, de la même manière qu’il est possible de récupérer les documents Word.

Dans ce tutoriel, nous vous montrons en détail les solutions qui s’offrent à vous et comment récupérer un fichier Excel pas à pas.

Sommaire

1. Récupérer un fichier Excel écrasé à l’aide de la sauvegarde Excel
2. Récupérer des données écrasées dans Excel à l’aide de la sauvegarde OneDrive
3. Récupérer un document Excel écrasé à l’aide de l’historique des fichiers Windows
   1. Paramétrer l’historique des fichiers
   2. Sélectionner un dossier à sauvegarder
4. Récupérer un fichier Excel non enregistré
5. La sauvegarde automatique protège contre la perte de données

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Récupérer un fichier Excel écrasé à l’aide de la sauvegarde Excel

Dans les versions antérieures d’Excel, une copie de sauvegarde était automatiquement créée à l’enregistrement du fichier. Cette copie de sauvegarde protégeait contre les modifications accidentelles car on pouvait restaurer le dernier état du fichier Excel en cas de besoin. Cette fonction existe toujours dans les versions Excel actuelles, mais elle est bien cachée. Il faut désormais définir pour chaque fichier si une copie de sauvegarde doit être créée ou non à l’enregistrement. Vous pouvez modifier ce paramètre comme suit :

1. Allez dans l’onglet « Fichier », puis cliquez sur « Enregistrer sous ».
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez « Parcourir » et le dossier dans lequel vous voulez enregistrer le fichier.
3. Dans la boîte de dialogue « Enregistrer sous », cliquez d’abord sur « Outils », puis sur « Options générales ».
4. Dans la nouvelle fenêtre, cochez la case « Créer une copie de sauvegarde » et confirmez par « OK ».

À partir de maintenant, quand vous enregistrerez le fichier, une copie de sauvegarde (avec l’extension XLK) sera automatiquement créée à chaque fois.

Il existe deux manières de restaurer une copie de sauvegarde : vous pouvez remplacer l’extension du fichier de sauvegarde par XLSX et l’ouvrir comme d’habitude. Autrement, allez dans l’onglet « Fichier », cliquez sur « Ouvrir » puis sur le bouton « Parcourir » et naviguez jusqu’au dossier où se trouve le fichier.

Dans la boîte de dialogue, choisissez « Fichiers de sauvegarde » en bas à droite à la place de « Tous les fichiers Excel ». Tous les fichiers de sauvegarde présents dans ce dossier apparaissent. Vous pouvez les ouvrir, les éditer et les ré-enregistrer au format Excel.

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Récupérer des données écrasées dans Excel à l’aide de la sauvegarde OneDrive

Lorsque vous enregistrez vos fichiers Excel sur OneDrive afin de pouvoir les partager avec des collègues, collaborer dessus ou bien les utiliser sur plusieurs appareils, sachez que les dernières versions enregistrées font l’objet d’une sauvegarde automatique. OneDrive utilise un système simple de gestion des versions qui vous permet de consulter à tout moment les derniers états de sauvegarde de tous les fichiers. Pour cela, procédez simplement comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier voulu dans le dossier OneDrive (dans l’explorateur).
2. Dans le menu contextuel, sélectionnez « Historique des versions ». Vous y trouverez les dernières sauvegardes du fichier.
3. Cliquez sur le symbole des trois points à droite de la version voulue. Là, vous pouvez restaurer ou télécharger le fichier Excel sous son nom d’origine et l’enregistrer sous un autre nom afin de comparer les deux versions.

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Récupérer un document Excel écrasé à l’aide de l’historique des fichiers Windows

La fonction d’historique des fichiers disponible dans Windows 10 enregistre tous les fichiers dans le répertoire de l’utilisateur à intervalles réguliers (et en cas de modifications majeures) sur un lecteur externe. De cette manière, vos fichiers sont protégés contre une perte de données due à un défaut de disque dur ou un virus, mais aussi en cas d’écrasement accidentel. Des supports de stockage USB ou un lecteur réseau sont nécessaires pour la sauvegarde.

Après avoir activé l’historique des fichiers, vous pouvez restaurer l’état antérieur d’un fichier Excel comme suit :

1. Sélectionnez le fichier dans l’explorateur et cliquez sur le bouton « Historique » dans l’onglet « Accueil ».
2. Une nouvelle fenêtre s’ouvre, qui affiche la dernière version sauvegardée du fichier. À l’aide des symboles fléchés (gauche et droite) au bas de la fenêtre, vous pouvez parcourir dans un sens et dans l’autre les versions antérieures du fichier. Vous pouvez ainsi trouver facilement l’état d’avancement que vous cherchez.
3. Pour restaurer la version voulue du fichier, cliquez sur le symbole représentant une flèche circulaire situé en bas au centre. La version actuellement existante du fichier sera alors écrasée. Autrement, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et choisissez l’option « Restaurer dans » dans le menu. Vous pouvez alors sélectionner n’importe quel dossier pour y copier l’ancienne version du fichier.

Conseil

Il existe une méthode encore plus simple pour retrouver les versions antérieures d’un fichier Excel donné : Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier dans l’explorateur, puis choisissez l’option « Propriétés » dans le menu contextuel. Dans l’onglet « Versions antérieures » dans la fenêtre suivante, vous devriez voir toutes les versions enregistrées du fichier. Vous pouvez alors restaurer le fichier à l’aide du bouton « Restaurer » ou en sauvegarder une copie dans un autre dossier.

Paramétrer l’historique des fichiers

Pour que la méthode décrite ci-dessus fonctionne, vous devez d’abord paramétrer l’historique des fichiers dans Windows :

1. Allez dans le menu des paramètres « Mise à jour et sécurité », puis ouvrez le sous-menu « Sauvegarde ».
2. Cliquez sur « Ajouter un lecteur » et sélectionnez le lecteur de sauvegarde de votre choix. Si un disque dur externe ou un lecteur réseau est disponible et convient à l’historique des fichiers, ce lecteur est automatiquement proposé.
3. Activez l’option « Sauvegarder automatiquement mes fichiers ».
4. Après cela, l’historique des fichiers s’activera en arrière-plan.
5. Cliquez sur « Plus d’options » puis sur « Sauvegarder les données maintenant » afin de copier immédiatement des données existantes sur le lecteur de sauvegarde. À défaut, les données ne seront copiées qu’à la prochaine modification.

Sélectionner un dossier à sauvegarder

L’historique des fichiers permet de sauvegarder des fichiers qui ne pourraient pas être restaurés après une perte, mais pas des programmes ni des fichiers de système d’exploitation. Les dossiers courants sont automatiquement sélectionnés pour la sauvegarde dans le profil d’utilisateur. Dans « Options de sauvegarde », vous pouvez ajouter autant de dossiers supplémentaires que vous désirez, par exemple si vous utilisez des dossiers de projet qui ne se trouvent pas dans le dossier utilisateur sur le disque dur.

Récupérer un fichier Excel non enregistré

Si Excel cesse de fonctionner pendant que vous travaillez dessus ou si vous subissez une panne de courant, le fichier que vous venez d’éditer n’est probablement pas perdu. En général, il est encore possible de le sauver, même lorsqu’il n’a pas été enregistré avant.

En effet, tous les programmes Microsoft Office incluent une sauvegarde automatique. Si Excel ne répond pas ou cesse de fonctionner, le programme offre la possibilité au redémarrage de récupérer le fichier Excel depuis la sauvegarde automatique si le programme ne s’est pas arrêté normalement la dernière fois.

Pour récupérer un fichier Excel via la fenêtre d’accueil, procédez comme suit :

1. Cliquez sur « Afficher les fichiers récupérés » pour faire apparaître la liste de tous les fichiers récemment ouverts et mal enregistrés avec la dernière date d’enregistrement.
2. Vous pouvez récupérer le fichier voulu d’un clic.
3. Pensez impérativement à enregistrer le fichier récupéré, car la récupération automatique ne s’exécutera pas si vous quittez Excel normalement.

Vous pouvez aussi récupérer un document Excel non enregistré à une date ultérieure :

1. Pour cela, cliquez sur « Fichier » dans le ruban, puis sur « Gérer le classeur » dans la rubrique « Informations ».
2. Dans « Récupérer des classeurs non enregistrés », vous trouverez les fichiers Excel non enregistrés et pourrez les récupérer. Excel range les modifications non enregistrées dans le dossier « C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles ». Vous avez également accès aux fichiers dedans.

La sauvegarde automatique protège contre la perte de données

Excel recourt à un système de sauvegarde de données qui lui est propre et qui enregistre automatiquement l’état provisoire de vos fichiers à intervalles réguliers. Néanmoins, vous devez l’activer :

1. À cet effet, ouvrez l’onglet « Fichier » puis cliquez sur « Options ».
2. Dans la fenêtre qui suit, sélectionnez « Enregistrement » et cochez la case « Enregistrer les informations de récupération automatique toutes les... ».
3. Saisissez l’intervalle de temps voulu auquel Excel doit sauvegarder les données.
4. Activez l’option « Conserver la dernière version récupérée automatiquement si je ferme sans enregistrer ». Il sera alors plus facile de récupérer le dernier fichier Excel utilisé si le programme cesse de fonctionner de manière inattendue.

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