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Nous sommes tous confrontés à l’archivage numérique aujourd’hui. Quatre-vingt dix pour cent des documents originaux sont produits électroniquement et 80% de la communication passe par les canaux digitaux dans le monde. La transition de l’archivage du papier vers l’archivage électronique est une réalité qui s’impose. Les avantages de l’archivage digital et de la numérisation sont multiples, mais il impose aussi des contraintes.
Les avantages de l’archivage numériqueLes bénéfices de l’archivage de documents numériques sont bien réels pour les entreprise :
Écologique et économique l’archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d’informations sans altérer l’intégrité des données. Néanmoins, optez pour une stratégie de dématérialisation des documents implique certaines mesures contraignantes. Archivage électronique : les inconvénients
Une fois les documents numérisés, il est indispensable de mettre en place une solution de gestion électronique des documents (GED). Un procédé informatisé permettant d’organiser et de gérer les informations et documents au sein de l’entreprise. L’archivage électronique impose discipline et vigilance :
Les sociétés spécialisées dans l’archivage digitalFaire appel faire appel à des professionnels de l’archivage numérique permet non seulement de garantir un archivage cohérent, simple et efficace. Mais aussi de maîtriser les coûts tout en optimisant les performances de la stratégie de dématérialisation. Compression et archivage de fichiers : fichiers ZIP et 7zipÀ quoi servent l'archivage et la compression ?L'archivage de fichier consiste à créer des archives, dans lesquelles vous pouvez placer vos fichiers. L'archivage réunit dans un seul fichier ce que vous voulez, et comprime les données pour un gain de place (dans la mesure du possible et selon les formats). On utilise l'archivage principalement pour les tâches suivantes :
Vous trouverez beaucoup de fichiers compressés sur internet, principalement des ZIP et des RAR ; le webmail étudiant outlook ou le webmail étudiant OWA propose par exemple d'enregistrer vos mails et leurs pièces jointes dans un fichier zip. Aperçu des menus de compression/ décompressionVoici un aperçu des différents menus de compression ou de décompression d'archives : Ouvrir une archiveComment ouvrir une archive (.zip, 7-z...) ?Il existe plusieurs manières d'ouvrir une archive :
Créer une archiveComment créer une archive (compressée ou non) ?Il existe plusieurs manières d'archiver des fichiers :
Qui peut lire une archive ?L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
EstCompression et archivage de fichiers : fichiers ZIP et 7zip
L'archivage de fichier consiste à créer des archives, dans lesquelles vous pouvez placer vos fichiers. L'archivage réunit dans un seul fichier ce que vous voulez, et comprime les données pour un gain de place (dans la mesure du possible et selon les formats).
Quel avantage du format archive ?la réduction des coût liés à l'usage du papier : comme le fait d'imprimer ou d'envoyer des factures, contrats et justificatifs. il limite les risques de destruction d'information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux. il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations.
EstLors de la création d'une archive, il est possible (mais pas obligatoire) de garder l'arborescence des répertoires et des fichiers, c'est à dire l'ordre dans lesquels ils sont rangés.
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